조직 커뮤니케이션의 의미와 유형, 중요성

이번 장에서는 조직과 조직 커뮤니케이션의 개념과 유형, 중요성까지 알아보도록 하겠습니다.

 

1. 조직

• 조직: 두 사람 이상이 모여 공통의 목적을 달성하기 위해 상호작용하는 유기체

• ‘상호작용’과 ‘유기체’는 커뮤니케이션이라는 수단을 통해서 가능함 → 커뮤니케이션이란 일반적으로 상호이해에 도달하기 위해 사람들이 정보를 생산하고 공유하는 과정으로 이는 함께 살아가는 사회에서 필수적인 요소이고, 집단의 공동목표를 추구해 나가는 가장 기초적인 기반이자 성과를 결정하는 핵심 수단이라고 할 수 있음

 

2. 조직커뮤니케이션

• Tompkins(1984)

  - 둘 이상의 개인이 공동의 목표를 위하여 일련의 활동 체계를 형성하고 유지하기 위해 메시지를 주고 받는 것

• Lewis(1987)

  - 조직 구조에서 관리자, 종업원, 동료들 상호 간 또는 집단 간에 메시지, 관념, 태도를 공유하는 것

• Planty & Machaver(1950)

  - 단지 의사소통의 기술로만 볼 것이 아니라 넓은 의미의 인간관계로 보아야 함

• 조직 내에서의 의사소통을 의미하는 것으로 협의의 설득적, 정보적, 비언어적 의사소통뿐만 아니라 넓은 의미의 인간관계까지 포함하여 조직 내 구성원 간의 공감대 형성을 위하여 노력하는 소통 활동을 말함

 

3. 조직커뮤니케이션의 유형

1) 공식성과 비공식성을 기준으로 구분

  ▪ 공식적 커뮤니케이션

    - 조직이 공식적으로 규정하는 바에 따라 이루어지는 직무와 관련된 의사소통

    - 권한 체계가 명확한 상태에서 이루어지기 때문에 상급자가 업무처리에서의 변동사항이나 공지사항을 부하직원들과 상의하며 적시에 공지하는 커뮤니케이션 채널을 중시하는 경향이 있음

  ▪ 비공식적 커뮤니케이션

    - 딱딱한 권위관계를 파괴한 의사소통으로서 직무 이외에 개인적 혹은 사회적 친분으로서 조직구성원의 욕구에 따라 자발적으로 이루어지는 의사소통

    - 복잡한 조직구조와 환경 속에서 유연한 흐름을 지닌 비공식적인 커뮤니케이션은 효과적인 과업수행을 위한 중요한 요소로 평가 받는 순기능을 가짐

    - 때로는 필요 이상의 불확실한 정보를 전달하기 때문에 조직 내 구성원들 간의 관계를 훼손시키고 조직의 안정을 저해하는 역기능을 가짐

2) 커뮤니케이션 방향을 기준으로 구분

  (1) 수직적 커뮤니케이션

     ▪ 상향적 커뮤니케이션

      - 조직의 수직적 관계 속에서 하급자에게서 상급자에게로 커뮤니케이션이 진행되는 형태

      - 하급자의 보고, 의견 제안, 고충 등 조직의 업무와 관련된 내용부터 개인적인 부분까지 내용의 범위가 광범위한 정보의 흐름이 일어남

      - 하급자에게 다양한 아이디어를 제공해 주고 하향 메시지에 대한 수용을 촉진시켜 주며 하급자의 참여를 유발하여 더 나은 결과를 위한 의사결정을 이끌 수 있음

      - 상사가 구성원들의 참여를 통하여 조직 및 직무 몰입을 이끌어 낼 수 있음

      - 상향적 커뮤니케이션이 활발히 이루어지기 위해서는 하급자의 적극적인 태도와 상급자의 개방성과 적극적으로 받아들이는 태도가 필요함

      - 상향적 커뮤니케이션은 조직구성원들의 적극적인 참여의식이 강한 경우 나타나며 조직 내 상급자와 하급자 사이에 쌍방향 커뮤니케이션을 가능하게 함

    ▪ 하향적 커뮤니케이션

      - 조직에서 명령체계를 통해서 상급자로부터 하급자에게로 이루어지는 명령, 지시의 커뮤니케이션 유형

      - 조직구성원에게 필요한 정보나 조직의 목표, 가치, 비전 등을 전달하는 것

      - 업무에 관련된 정보, 조직의 정책과 실행방법 등을 명확하게 구성원들에게 전달함으로써 조직 전체의 효율성을 향상시킴

      - 조직 내 커뮤니케이션 분위기가 권위적이고 위계적인 경우가 많기 때문에 정보의 전달 과정에서 왜곡이 되거나 불필요한 정보가 전달될 우려도 있음

  (2) 수평적 커뮤니케이션

    ▪ 조직 내에서 동등한 지위에 있는 구성원들 간의 정보 흐름

    ▪ 위계적이지 않고 개방적이며 자유로운 의사소통으로 조직 내 구성원과 부서 간 사이에 조절의 기능을 수행하는 협력적인 성격을 보여줌

    ▪ 조직의 부서 간 혹은 구성원 간 발생할 수 있는 갈등과 문제점을 유연하게 대처하고 해결을 촉진시킬 수 있으며 협조를 통해 공통된 목표 달성을 가능하게 함

    ▪ 다양한 구성원들의 정보 공유를 통해 유기적 상호작용이 가능하게 함

 

4. 조직커뮤니케이션의 중요성

▪ 커뮤니케이션은 조직을 관리하고 조직 목표 달성에 깊이 관여하는 요소이기에 그 중요성이 강조됨

▪ Katz & Kahn(1978) : 조직커뮤니케이션은 사회체계나 조직을 이해함에 있어 가장 기본적인 과정

▪ Nicholson(1995) : 조직과 그 구성원들은 커뮤니케이션을 통해 정보 교환, 공동의 이해 형성, 활동 조정, 영향력 행사, 사회화, 신념체계와 상징체계의 형성과 유지 등을 할 수 있음

▪ Barnard(1938) : 커뮤니케이션은 공동의 목적, 협동의지와 함께 조직의 3대 요소임. 커뮤니케이션이 조직의 가장 중심적인 위치를 차지함

 

5. 조직커뮤니케이션의 기능

▪ 조직 활동의 대부분은 구성원 간의 의사소통 행위로 이루어지고 있으며 모든 조직은 정체되어 있는 것이 아니라 계속해서 변화하고 외부환경과 끊임없이 상호작용해야 하기 때문에 조직구성원들 간에 이루어지는 커뮤니케이션은 조직과 환경을 연결시켜주는 다리의 역할을 할 뿐만 아니라 조직 내의 갈등을 최소화하는 사회화 기능은 조직의 발전에 중요한 영향을 미침

▪ 조직커뮤니케이션은 조직의 궁극적인 목표를 이루게 할 뿐만 아니라 조직구성원들 간의 원활한 소통을 통하여 만족감을 주고 조직과 구성원들이 더 나은 방향으로 발전할 수 있도록 도와주는 역할을 수행함